คำจำกัดความของใบสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อเป็นคำที่เหมาะสมกับการบัญชีและการจัดการกิจกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน ใบสั่งซื้อคือคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังซัพพลายเออร์โดยมีเจตนาที่จะซื้อสินค้าบางอย่างและในราคาที่ตกลงกันแล้วระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย
มีข้อมูลอะไรบ้าง?
คำขอซื้อระบุเงื่อนไขการชำระเงินและการจัดส่งดังนั้นจึงเป็นการอนุญาตให้ซัพพลายเออร์จัดส่งสินค้าและให้ซัพพลายเออร์แสดงใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง โปรดทราบว่าสินค้าทั้งหมดที่ บริษัท ซื้อจะต้องมาพร้อมกับใบสั่งซื้อซึ่งจะมีหมายเลขตามลำดับเพื่อให้สามารถควบคุมการใช้งานได้
โดยปกติใบสั่งซื้อจะออกเป็นต้นฉบับและสำเนาต้นฉบับถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์และสำเนาถูกกำหนดให้แผนกบัญชีบันทึกไว้ในบัญชีเจ้าหนี้ (อาจมีสำเนาที่สามสำหรับแผนกจัดซื้อของ บริษัท )
ส่วนต่อไปนี้รวมอยู่ในใบสั่งซื้อ:
- เลขที่ใบสั่งซื้อ
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ให้บริการ
- วันที่สั่งซื้อและวันที่จัดส่งที่ต้องการ
- เงื่อนไขการจัดส่งและการชำระเงิน
- จำนวนรายการที่สั่งซื้อและคำอธิบายพร้อมหมายเลขรหัส
- เกี่ยวกับราคาจะมีการระบุราคาของแต่ละหน่วยและราคาซื้อทั้งหมดรวมทั้งค่าขนส่งหากมี
- สุดท้ายใบสั่งซื้อต้องระบุลายเซ็นผู้มีอำนาจของผู้รับผิดชอบ
วัตถุประสงค์ของใบสั่งซื้อ
ข้อมูลโดยละเอียดข้างต้นมีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมรายการที่ซื้ออย่างแม่นยำเนื่องจากด้วยวิธีนี้ บริษัท สามารถเก็บบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการดำเนินการซื้อได้
ในทางกลับกันเราต้องไม่ลืมว่าเมื่อลูกค้าออกใบสั่งซื้อเขากำลังยืนยันและยืนยันความไว้วางใจที่เขามีต่อซัพพลายเออร์อย่างเป็นทางการ
ใบสั่งซื้อที่ออกโดยลูกค้าเป็นอีกขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการขายเนื่องจากการขายยังไม่ได้รับการผลิตที่ชัดเจน ในแง่นี้ใบสั่งซื้อหมายความว่าขั้นตอนของ บริษัท ต้องได้รับการกำหนดและจัดระเบียบอย่างดี ก่อนที่จะออกใบสั่งซื้อลูกค้าต้องทราบขั้นตอนการลงทะเบียนใน บริษัท ของตนอย่างชัดเจนและผู้ขายต้องตรวจสอบข้อมูลในเอกสารด้วย
ภาพ: iStock - BernardaSv
